Materiales para ferias: roll-up, pared de stand y folletos — lista de control
Los materiales básicos para ferias son una pared de stand (o una lona), un roll-up de 85×200 cm o 100×200 cm, folletos DL o A5 en papel estucado de 130–170 g/m² y tarjetas de visita de 85×55 mm (o 90×50 mm) en cartulina de unos 350 g/m². Empiece los preparativos 6 semanas antes de la feria y envíe los archivos a imprenta, como muy tarde, 2 semanas antes de salir: los formatos pequeños como PDF con 3 mm de sangrado y el gran formato como PDF a escala 1:10, con imágenes equivalentes a 100–150 DPI a escala 1:1. Imprima el código QR de contacto con un tamaño de al menos 1/10 de la distancia de escaneo, es decir, un mínimo de 2 cm en la tarjeta y de 10–15 cm en el roll-up.
Un stand de feria dispone de unos segundos para detener a quien pasa y de unos minutos para convertir una conversación en un contacto. Por eso los materiales para ferias deben funcionar como un único sistema: la pared del stand dice quién es usted, el roll-up qué ofrece, y el folleto, la tarjeta de visita y el código QR permiten que vuelvan a usted después de la feria. A continuación encontrará la lista de materiales, un calendario de 6 semanas, las claves de un diseño coherente, cómo calcular las tiradas y consejos para el transporte.
¿Qué materiales preparar para una feria?
El conjunto depende del tamaño del stand y del presupuesto, pero el núcleo casi siempre es el mismo: una gran imagen de fondo, uno o dos roll-ups, material para repartir y algo que sirva para captar contactos. Antes de diseñar nada, pida al organizador el reglamento: medidas del stand, altura máxima permitida de la construcción y requisitos contra incendios (algunos recintos exigen materiales ignífugos con certificado).
En un stand pequeño de 2×2 m a menudo bastan dos roll-ups en lugar de una pared. En un stand en esquina o en isla conviene añadir una lona o un vinilo para el mostrador, porque los visitantes se acercan desde varios lados.
| Material | Formato habitual | Especificación | Para qué sirve |
|---|---|---|---|
| Pared de stand (pop-up o textil) | según el sistema, p. ej. 3×3 paneles | plantilla de la imprenta, tela o lona | logotipo y lema visibles a varios metros |
| Roll-up | 85×200 cm o 100×200 cm | PDF 1:10, estructura con bolsa | una oferta o ventaja principal |
| Folleto | DL (99×210 mm) o A5 | estucado de 130–170 g/m² | detalles de la oferta para llevarse |
| Tarjeta de visita | 85×55 mm o 90×50 mm | cartulina de unos 350 g/m², a menudo con laminado mate | contacto de una persona concreta |
| Cartel / gráfica para mostrador | A2–A1 o medida del mostrador | papel o PVC | tarifas, novedad, promoción de feria |
| Pegatinas, vales | libre / DL, A6 | papel adhesivo / 300–350 g/m² | obsequio, descuento para usar después de la feria |
Calendario: ¿por dónde empezar 6 semanas antes de la feria?
El error más habitual es diseñarlo todo a la vez en la última semana. La impresión en gran formato y en offset necesita varios días laborables, y a eso hay que sumar la corrección, la entrega y un montaje de prueba. El plan siguiente deja margen para una ronda de cambios y para una posible reimpresión.
| Cuándo | Qué hacer |
|---|---|
| 6 semanas antes | reglamento y medidas del stand, objetivo de la participación, presupuesto, lista de materiales, elección del sistema de pared |
| 5 semanas antes | concepto gráfico, lema, textos, fotografías, logotipo en vectorial (SVG, PDF, AI) |
| 4 semanas antes | diseño de la pared y del roll-up sobre las plantillas de la imprenta |
| 3 semanas antes | folletos, tarjetas de visita, código QR, página de destino, prueba de escaneo |
| 2 semanas antes | corrección de todos los textos, aprobación, envío de los archivos a imprenta |
| 1 semana antes | recogida, montaje de prueba de la pared y del roll-up, embalaje, kit de emergencia |
| Día del montaje | instalación, revisión de la iluminación, colocación de folletos y tarjetas |
¿Cómo diseñar un stand coherente?
Coherencia significa los mismos colores, la misma tipografía, el mismo logotipo y un único tono de mensaje en cada soporte. Sin embargo, cada material cumple una función distinta y se lee a una distancia diferente, así que no copie la misma maquetación en todos. La pared se lee a varios metros, el roll-up a 1–3 m y el folleto en la mano.
Lo más sencillo es partir de un diseño base, por ejemplo el del roll-up, y derivar de él los demás formatos. Si necesita rápidamente varias propuestas entre las que elegir, en plakaty.shop (wielkareklama.eu studio) los paquetes de 3 o 6 propuestas (24 € o 35 €) le permiten comparar variantes y trasladar después el estilo elegido al folleto y a la tarjeta de visita.
- Pared: logotipo, nombre de la empresa y un lema breve en la parte superior; nada importante por debajo de la altura del mostrador, porque lo taparán los muebles y las personas.
- Roll-up: una sola oferta o ventaja, titular de 3–5 palabras, contenido importante a la altura de los ojos; los últimos 10 cm aproximadamente pueden quedar ocultos en la base.
- Folleto: detalles, tarifas o servicios, datos de contacto y código QR.
- Tarjeta de visita: nombre, apellidos, cargo, teléfono y correo electrónico; el reverso puede repetir el motivo gráfico del stand.
- Colores: un color principal y uno de acento; los mismos valores CMYK en todos los archivos, para que tela, lona y papel se vean lo más parecidos posible.
- Texto: en los formatos grandes, el mínimo de palabras; en los pequeños, la información completa, y no al revés.
¿Cuántos folletos y tarjetas de visita llevar a la feria?
No existe una cifra universal, porque depende de la afluencia, del sector y de si reparte folletos a todo el mundo o solo después de una conversación. Calcúlelo de forma sencilla: número de días × conversaciones previstas al día × un margen del 20–30 %. Si piensa repartir folletos a quienes pasan por el pasillo, la tirada debe ser claramente mayor que el número de conversaciones.
Calcule las tarjetas por separado para cada persona del stand, ya que cada una da su propio contacto. Es mejor pedir algo de más que quedarse sin ellas el segundo día: los folletos sobrantes podrá aprovecharlos en envíos por correo, en la oficina o en próximas ferias, siempre que no haya impreso en ellos la fecha de la promoción de feria.
- El folleto DL cabe en el bolsillo de la americana y en la bolsa de documentación de la feria; suele ser más práctico que el A4.
- El A5 ofrece más espacio para fotos de producto y tarifas.
- El A4 plegado a DL funciona bien con ofertas amplias; con gramajes superiores a unos 170 g/m², pida hendido para que el papel no se agriete en el pliegue.
- Imprima la promoción de feria (descuento, código) en un vale o pegatina aparte y deje el folleto como material atemporal.
Código QR de contacto: ¿de qué tamaño y dónde colocarlo?
El código QR acorta el camino entre la conversación y el contacto: el cliente lo escanea y guarda al instante sus datos o llega a una página con su oferta. Una regla práctica indica que el lado del código debe medir al menos 1/10 de la distancia desde la que se va a escanear. Alrededor del código deje un margen blanco (la llamada zona de silencio) de al menos 4 módulos de ancho, es decir, 4 de los cuadraditos más pequeños del código.
El código puede llevar a una tarjeta de visita electrónica (vCard), a un formulario de contacto o a una página de destino preparada para la feria. Un código dinámico permite cambiar la dirección de destino después de imprimir, y los parámetros UTM del enlace le mostrarán cuántas visitas llegaron desde la feria. Pruebe siempre el código en una impresión de prueba a tamaño real y con varios teléfonos.
| Soporte | Distancia de escaneo | Lado mínimo del código |
|---|---|---|
| Tarjeta de visita | 20–30 cm | 2–2,5 cm |
| Folleto DL / A5 | 20–40 cm | 2,5–4 cm |
| Cartel en el mostrador | aprox. 1 m | 10 cm |
| Roll-up | 1–1,5 m | 10–15 cm |
| Pared de stand | 2–3 m | 20–30 cm |
¿Cómo preparar los archivos para imprenta?
Prepare los formatos pequeños (folletos, tarjetas, vales) como PDF a tamaño final con 3 mm de sangrado por cada lado y un margen de seguridad de unos 3–5 mm respecto a la línea de corte, en CMYK y con las fuentes trazadas o incrustadas. Las fotografías deben tener 300 DPI a escala 1:1, y el texto negro pequeño, un color 100 % K sin mezcla de otras tintas.
Los grandes formatos, como el roll-up y la pared de stand, las imprentas suelen recibirlos como PDF a escala 1:10: un roll-up de 85×200 cm es un archivo de 85×200 mm. Las imágenes de mapa de bits en ese archivo deben tener 1000–1500 DPI, lo que tras la ampliación equivale a 100–150 DPI a escala 1:1, suficiente para un soporte que se ve a distancia. El sangrado y los márgenes de las paredes dependen del sistema (los paneles laterales se envuelven en la estructura), por eso trabaje siempre sobre la plantilla de la imprenta.
- Compruebe que el logotipo esté en vectorial: ampliado desde un PNG pequeño se verá borroso en la pared.
- No coloque texto importante sobre las uniones entre paneles de la pared.
- Lea usted mismo todos los textos, teléfonos, correos electrónicos y direcciones web: una errata en un roll-up le acompañará durante años.
Transporte y montaje: ¿qué debe tener en cuenta?
Transporte el roll-up en su bolsa original, la pared en una maleta o caja de transporte y las gráficas textiles plegadas según las instrucciones del fabricante. Embale los folletos en cajas de varios cientos de unidades: 1000 folletos A5 en papel de 130 g/m² pesan unos 4 kg, así que varias tiradas ya suponen un peso considerable.
Consulte con el organizador los horarios de montaje, el acceso para furgonetas y la posibilidad de enviar los materiales al recinto con antelación. Un montaje de prueba en la oficina una semana antes le mostrará si falta algo y si la gráfica encaja en la estructura.
- Kit de emergencia: cinta de doble cara, bridas, tijeras, alargador con varios enchufes, un paño y bolígrafos.
- Expositores o cajetines para folletos y tarjetas, para que no queden sueltos sobre el mostrador.
- Reserva de folletos en el coche o bajo el mostrador, en lugar de sacarlo todo el primer día.
- Protección de los impresos contra dobleces y humedad: tubo para carteles y film para las cajas.
- Plan de desmontaje: quién embala las estructuras y adónde van los materiales después de la feria.
Lista de comprobación
- Medidas del stand, altura de la construcción y requisitos contra incendios comprobados en el reglamento de la feria
- Logotipo en vectorial y una única paleta de colores CMYK para todos los materiales
- Pared y roll-up diseñados sobre las plantillas de la imprenta, PDF a escala 1:10
- Folletos y tarjetas como PDF con 3 mm de sangrado, fuentes trazadas y fotos a 300 DPI
- Código QR del tamaño adecuado, con zona de silencio y probado en impresión
- Todos los textos, teléfonos, correos electrónicos y direcciones web revisados personalmente
- Tirada de folletos y tarjetas calculada con un margen del 20–30 %
- Archivos enviados a imprenta como muy tarde 2 semanas antes de la feria
- Montaje de prueba realizado y kit de emergencia preparado una semana antes de salir
Preguntas frecuentes
¿Qué tamaño de roll-up elegir para una feria?
Los más habituales son los roll-ups de 85×200 cm y de 100×200 cm. El más estrecho pesa menos y cabe mejor en un stand pequeño; el más ancho ofrece más espacio para la gráfica y llena mejor el fondo. En un stand de 2×2 m, dos roll-ups de 85 cm suelen sustituir a la pared.
¿Cuántos folletos llevar a una feria?
Calcule: número de días × conversaciones previstas al día × un margen del 20–30 %. Si también reparte folletos a quienes pasan por el pasillo, aumente la tirada. Un folleto sin fechas de promoción le servirá también después de la feria, así que un ligero excedente no es una pérdida.
¿Con cuánta antelación encargar la impresión de los materiales para la feria?
Lo ideal es enviar los archivos a imprenta como muy tarde 2 semanas antes de la feria. Así queda tiempo para la impresión en gran formato y offset, la entrega, una posible reimpresión y el montaje de prueba. Conviene empezar los preparativos unas 6 semanas antes.
¿Qué tamaño debe tener el código QR en un roll-up?
El lado del código debe medir al menos 1/10 de la distancia de escaneo, por lo que en un roll-up que se lee a 1–1,5 m serían 10–15 cm. Deje alrededor una zona de silencio blanca de 4 módulos e imprima el código oscuro sobre fondo claro. Antes de imprimir, pruébelo con varios teléfonos.
¿La pared, el roll-up y los folletos deben tener un diseño idéntico?
Deben ser coherentes, pero no idénticos. Han de compartir colores, tipografía, logotipo y estilo fotográfico, mientras que la cantidad de texto se ajusta a la distancia de lectura: en la pared, el mínimo de palabras; en el folleto, la información completa.
¿Con qué resolución preparar la gráfica para una pared de stand?
Para grandes formatos bastan 100–150 DPI a escala 1:1, porque el soporte se ve a distancia. Si prepara el PDF a escala 1:10, las imágenes de mapa de bits deben tener, en proporción, 1000–1500 DPI. El logotipo y los textos conviene mantenerlos en vectorial.
