Messumateriaalit: roll-up, messuseinä, esitteet – tarkistuslista
Messujen perusmateriaalit ovat messuseinä (tai banderolli), roll-up 85×200 cm tai 100×200 cm, DL- tai A5-kokoiset esitteet 130–170 g/m² päällystetylle paperille sekä 85×55 mm (tai 90×50 mm) käyntikortit noin 350 g/m² kartongille. Aloita valmistelut 6 viikkoa ennen messuja ja lähetä tiedostot painoon viimeistään 2 viikkoa ennen lähtöä: pienet formaatit PDF-tiedostoina 3 mm:n leikkuuvaroilla, suurkuvat PDF-tiedostoina mittakaavassa 1:10 niin, että kuvien tarkkuus vastaa 100–150 DPI:tä mittakaavassa 1:1. Tulosta yhteystietoihin vievä QR-koodi vähintään kooltaan 1/10 skannausetäisyydestä, eli käyntikorttiin vähintään 2 cm ja roll-upiin 10–15 cm.
Messuosastolla on muutama sekunti aikaa pysäyttää ohikulkija ja muutama minuutti aikaa muuttaa keskustelu yhteydenotoksi. Siksi messumateriaalien on toimittava yhtenä kokonaisuutena: messuseinä kertoo, kuka olet, roll-up sen, mitä tarjoat, ja esite, käyntikortti sekä QR-koodi auttavat asiakasta palaamaan luoksesi messujen jälkeen. Tästä oppaasta löydät materiaalilistan, 6 viikon aikataulun, yhtenäisen suunnittelun periaatteet, painosmäärien laskutavan ja vinkit kuljetukseen.
Mitä messumateriaaleja kannattaa valmistaa?
Kokonaisuus riippuu osaston koosta ja budjetista, mutta runko on lähes aina sama: iso taustagrafiikka, yksi tai kaksi roll-upia, jaettavat materiaalit ja jokin keino kerätä yhteystietoja. Ennen kuin suunnittelet mitään, pyydä järjestäjältä näytteilleasettajan ohjeet: osaston mitat, rakenteiden suurin sallittu korkeus ja paloturvallisuusvaatimukset (osa halleista edellyttää sertifioituja vaikeasti syttyviä materiaaleja).
Pienellä 2×2 m:n osastolla kaksi roll-upia riittää usein messuseinän sijaan. Kulma- tai saarekeosastolle kannattaa lisätä banderolli tai tiskigrafiikka, koska asiakkaat tulevat paikalle useasta suunnasta.
| Materiaali | Tyypillinen koko | Tekniset tiedot | Käyttötarkoitus |
|---|---|---|---|
| Messuseinä (pop up tai tekstiili) | järjestelmän mukaan, esim. 3×3 paneelia | painotalon pohja, kangas tai kalvo | logo ja iskulause näkyviin usean metrin päähän |
| Roll-up | 85×200 cm tai 100×200 cm | PDF 1:10, kasetti ja kantolaukku | yksi päätarjous tai -hyöty |
| Esite | DL (99×210 mm) tai A5 | päällystetty paperi 130–170 g/m² | tarjouksen yksityiskohdat mukaan otettaviksi |
| Käyntikortti | 85×55 mm tai 90×50 mm | kartonki n. 350 g/m², usein mattalaminointi | tietyn henkilön yhteystiedot |
| Juliste / tiskigrafiikka | A2–A1 tai tiskin mitat | paperi tai PVC | hinnasto, uutuus, messutarjous |
| Tarrat, lahjakortit | vapaa / DL, A6 | tarrapaperi / 300–350 g/m² | pikkulahja, messujen jälkeen käytettävä alennus |
Aikataulu: mistä aloittaa 6 viikkoa ennen messuja?
Yleisin virhe on suunnitella kaikki kerralla viimeisellä viikolla. Suurkuva- ja offsetpainatus vievät useita arkipäiviä, ja lisäksi tarvitaan oikoluku, toimitus ja koepystytys. Alla oleva suunnitelma jättää pelivaraa yhdelle korjauskierrokselle ja mahdolliselle lisäpainokselle.
| Milloin | Mitä tehdä |
|---|---|
| 6 viikkoa ennen | näytteilleasettajan ohjeet ja osaston mitat, osallistumisen tavoite, budjetti, materiaalilista, messuseinäjärjestelmän valinta |
| 5 viikkoa ennen | graafinen konsepti, iskulause, tekstit, kuvat, logo vektorimuodossa (SVG, PDF, AI) |
| 4 viikkoa ennen | messuseinän ja roll-upin suunnittelu painotalon pohjille |
| 3 viikkoa ennen | esitteet, käyntikortit, QR-koodi, laskeutumissivu, skannaustesti |
| 2 viikkoa ennen | kaikkien tekstien oikoluku, hyväksyntä, tiedostojen lähetys painoon |
| 1 viikko ennen | nouto, messuseinän ja roll-upin koepystytys, pakkaaminen, varatarvikepakkaus |
| Pystytyspäivä | kokoaminen, valaistuksen tarkistus, esitteiden ja käyntikorttien esillepano |
Miten suunnitella yhtenäinen messuosasto?
Yhtenäisyys tarkoittaa samoja värejä, samaa kirjasintyyppiä, samaa logoa ja yhtä viestinnän sävyä jokaisessa materiaalissa. Jokaisella materiaalilla on kuitenkin oma tehtävänsä ja oma lukuetäisyytensä, joten älä kopioi samaa taittoa kaikkialle. Messuseinää luetaan usean metrin päästä, roll-upia 1–3 metrin päästä ja esitettä kädestä.
Helpointa on aloittaa yhdestä perussuunnitelmasta, esimerkiksi roll-upista, ja johtaa muut formaatit siitä. Jos tarvitset nopeasti useamman suunnan valittavaksi, plakaty.shopin (wielkareklama.eu studio) 3 tai 6 ehdotuksen paketeilla (24 € tai 35 €) voit vertailla vaihtoehtoja ja siirtää valitun tyylin esitteeseen ja käyntikorttiin.
- Messuseinä: logo, yrityksen nimi ja yksi lyhyt iskulause yläosaan; ei mitään tärkeää tiskin korkeuden alapuolelle, koska kalusteet ja ihmiset peittävät sen.
- Roll-up: yksi tarjous tai hyöty, 3–5 sanan otsikko, tärkein sisältö silmien korkeudelle; alimmat noin 10 cm voivat jäädä kasetin sisään.
- Esite: yksityiskohdat, hinnasto tai palveluvalikoima, yhteystiedot ja QR-koodi.
- Käyntikortti: etu- ja sukunimi, tehtävänimike, puhelinnumero, sähköposti; kääntöpuolella voi toistaa osaston graafista teemaa.
- Värit: yksi päävärit ja yksi korostusväri; samat CMYK-arvot kaikissa tiedostoissa, jotta kangas, kalvo ja paperi näyttäisivät mahdollisimman samankaltaisilta.
- Teksti: suurissa formaateissa mahdollisimman vähän sanoja, pienissä kattavat tiedot – ei toisin päin.
Kuinka paljon esitteitä ja käyntikortteja messuille?
Yleispätevää määrää ei ole, sillä se riippuu kävijämäärästä, toimialasta ja siitä, jaatko esitteitä kaikille vai vain keskustelun jälkeen. Laske yksinkertaisesti: päivien määrä × arvioitu keskustelujen määrä päivässä × 20–30 %:n varmuusvara. Jos aiot jakaa esitteitä myös käytävällä ohikulkeville, painosmäärän on oltava selvästi keskustelujen määrää suurempi.
Laske käyntikortit erikseen jokaiselle osastolla työskentelevälle, koska jokainen jakaa omia yhteystietojaan. Kannattaa tilata hieman enemmän kuin että ne loppuvat toisena päivänä – ylimääräiset esitteet voi hyödyntää postituksissa, toimistolla tai seuraavilla messuilla, kunhan niihin ei ole painettu messutarjouksen päivämäärää.
- DL-esite mahtuu pikkutakin taskuun ja messukassiin – se on yleensä kätevämpi kuin A4.
- A5 antaa enemmän tilaa tuotekuville ja hinnastolle.
- DL-kokoon taitettu A4 toimii laajan tarjonnan esittelyssä; yli noin 170 g/m² paperilla tilaa nuuttaus, jottei paperi halkeile taitoksesta.
- Paina messutarjous (alennus, koodi) erilliseen lahjakorttiin tai tarraan ja pidä esite yleiskäyttöisenä.
Yhteystietojen QR-koodi: kuinka iso ja mihin?
QR-koodi lyhentää matkaa keskustelusta yhteydenottoon: asiakas skannaa sen ja tallentaa tietosi saman tien tai pääsee tarjoussivulle. Nyrkkisäännön mukaan koodin sivun tulee olla vähintään 1/10 etäisyydestä, jolta sitä skannataan. Jätä koodin ympärille tyhjä valkoinen alue (ns. hiljainen alue), jonka leveys on vähintään 4 moduulia eli 4 koodin pienintä ruutua.
Koodi voi ohjata sähköiseen käyntikorttiin (vCard), yhteydenottolomakkeeseen tai messuja varten tehtyyn laskeutumissivuun. Dynaamisen koodin kohdeosoitteen voi vaihtaa vielä painamisen jälkeen, ja linkin UTM-parametrit näyttävät, kuinka monta käyntiä messuilta tuli. Testaa koodi aina lopullisen kokoisesta koevedoksesta useammalla puhelimella.
| Materiaali | Skannausetäisyys | Koodin sivun vähimmäiskoko |
|---|---|---|
| Käyntikortti | 20–30 cm | 2–2,5 cm |
| Esite DL / A5 | 20–40 cm | 2,5–4 cm |
| Juliste tiskillä | n. 1 m | 10 cm |
| Roll-up | 1–1,5 m | 10–15 cm |
| Messuseinä | 2–3 m | 20–30 cm |
Miten painotiedostot valmistellaan?
Tee pienistä formaateista (esitteet, käyntikortit, lahjakortit) PDF lopulliseen kokoon, 3 mm:n leikkuuvaroilla joka sivulla ja noin 3–5 mm:n turva-alueella leikkuulinjasta, CMYK-väreissä ja fontit ääriviivoiksi muunnettuina tai upotettuina. Kuvien tarkkuuden tulee olla 300 DPI mittakaavassa 1:1, ja pienen mustan tekstin värinä 100 % K ilman muita värejä.
Suurkuvat, kuten roll-upin ja messuseinän, painotalot ottavat yleensä vastaan PDF-tiedostoina mittakaavassa 1:10: 85×200 cm:n roll-up on siis 85×200 mm:n tiedosto. Bittikarttakuvien tarkkuuden tällaisessa tiedostossa on oltava 1000–1500 DPI, mikä suurennettuna vastaa 100–150 DPI:tä mittakaavassa 1:1 – riittävästi kauempaa katsottavalle materiaalille. Messuseinien leikkuuvarat ja reunat riippuvat järjestelmästä (sivupaneelit kiertyvät rungon ympäri), joten työskentele aina painotalon pohjalla.
- Varmista, että logo on vektorimuodossa – pienestä PNG-kuvasta suurennettuna se on messuseinässä sumea.
- Älä sijoita tärkeää tekstiä messuseinän paneelien saumakohtiin.
- Lue itse kaikki tekstit, puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet ja verkko-osoitteet – roll-upin kirjoitusvirhe pysyy siinä vuosia.
Kuljetus ja pystytys: mitä muistaa?
Kuljeta roll-up sen omassa laukussa, messuseinä matkalaukussa tai kuljetuslaatikossa ja tekstiiligrafiikat valmistajan ohjeiden mukaan taitettuina. Pakkaa esitteet muutaman sadan kappaleen laatikoihin – 1 000 A5-esitettä 130 g/m² paperilla painaa noin 4 kg, joten muutama painos on jo melkoinen kuorma.
Tarkista järjestäjältä pystytysajat, pakettiautojen ajoreitti ja mahdollisuus lähettää materiaalit halliin etukäteen. Toimistolla viikkoa aiemmin tehty koepystytys paljastaa, puuttuuko jotain ja sopiiko grafiikka runkoon.
- Varatarvikepakkaus: kaksipuolinen teippi, nippusiteet, sakset, monipistorasiallinen jatkojohto, liina, kyniä.
- Telineet tai lokerot esitteille ja käyntikorteille, jotta ne eivät lojuu irrallaan tiskillä.
- Esitteiden varasto autossa tai tiskin alla – kaikkea ei kannata laittaa esille ensimmäisenä päivänä.
- Painotuotteiden suojaus taittumiselta ja kosteudelta: julisteputki, muovi laatikoiden ympärille.
- Purkusuunnitelma: kuka pakkaa rungot ja minne materiaalit menevät messujen jälkeen.
Tarkistuslista
- Osaston mitat, rakennekorkeus ja paloturvallisuusvaatimukset tarkistettu messujen ohjeista
- Logo vektorimuodossa ja yksi CMYK-väripaletti kaikille materiaaleille
- Messuseinä ja roll-up suunniteltu painotalon pohjille, PDF mittakaavassa 1:10
- Esitteet ja käyntikortit PDF-tiedostoina 3 mm:n leikkuuvaroilla, fontit ääriviivoina, kuvat 300 DPI
- QR-koodi oikean kokoisena hiljaisen alueen kanssa, testattu koevedoksesta
- Kaikki tekstit, puhelinnumerot, sähköpostit ja verkko-osoitteet luettu itse
- Esitteiden ja käyntikorttien painosmäärä laskettu 20–30 %:n varmuusvaralla
- Tiedostot lähetetty painoon viimeistään 2 viikkoa ennen messuja
- Koepystytys tehty ja varatarvikepakkaus pakattu viikkoa ennen lähtöä
Usein kysyttyä
Minkä kokoinen roll-up messuille kannattaa valita?
Suosituimmat koot ovat 85×200 cm ja 100×200 cm. Kapeampi on kevyempi ja mahtuu helpommin pienelle osastolle, leveämpi antaa enemmän tilaa grafiikalle ja täyttää taustan paremmin. 2×2 m:n osastolla kaksi 85 cm:n roll-upia korvaa usein messuseinän.
Kuinka paljon esitteitä messuille pitää ottaa?
Laske: päivien määrä × arvioitu keskustelujen määrä päivässä × 20–30 %:n varmuusvara. Jos jaat esitteitä myös käytävällä ohikulkeville, kasvata painosmäärää. Ilman tarjouspäivämääriä painetun esitteen voi käyttää myös messujen jälkeen, joten pieni ylijäämä ei mene hukkaan.
Kuinka paljon ennen messuja materiaalit pitää tilata painosta?
Painotiedostot kannattaa lähettää viimeistään 2 viikkoa ennen messuja. Näin jää aikaa suurkuva- ja offsetpainatukselle, toimitukselle, mahdolliselle lisäpainokselle ja koepystytykselle. Koko valmistelu kannattaa aloittaa noin 6 viikkoa etukäteen.
Kuinka iso QR-koodin pitää olla roll-upissa?
Koodin sivun tulee olla vähintään 1/10 skannausetäisyydestä, joten 1–1,5 metrin päästä luettavassa roll-upissa se on 10–15 cm. Jätä ympärille 4 moduulin levyinen valkoinen hiljainen alue ja paina tumma koodi vaalealle taustalle. Testaa koodi ennen painatusta useammalla puhelimella.
Pitääkö messuseinän, roll-upin ja esitteiden olla täsmälleen samannäköisiä?
Niiden pitää olla yhtenäisiä, mutta ei identtisiä. Yhteisiä ovat värit, kirjasintyyppi, logo ja kuvatyyli, mutta tekstin määrä mitoitetaan lukuetäisyyden mukaan: messuseinässä mahdollisimman vähän sanoja, esitteessä kattavat tiedot.
Millä tarkkuudella messuseinän grafiikka tehdään?
Suurkuviin riittää 100–150 DPI mittakaavassa 1:1, koska niitä katsotaan kauempaa. Jos teet PDF-tiedoston mittakaavassa 1:10, bittikarttakuvien tarkkuuden on oltava vastaavasti 1000–1500 DPI. Logo ja tekstit kannattaa pitää vektorimuodossa.
