Beursmaterialen: roll-up, beurswand, flyers – checklist

Marketing voor kleine bedrijven8 min leestijd · Bijgewerkt: 03.11.2026

Een beursstand heeft een paar seconden om een voorbijganger te laten stoppen en een paar minuten om een gesprek om te zetten in een contact. Daarom moeten uw beursmaterialen samenwerken als één systeem: de beurswand vertelt wie u bent, de roll-up wat u aanbiedt, en de flyer, het visitekaartje en de QR-code zorgen ervoor dat bezoekers u na de beurs terugvinden. Hieronder vindt u een overzicht van de materialen, een planning van 6 weken, richtlijnen voor een consistent ontwerp, een manier om oplagen te berekenen en tips voor het transport.

Welke beursmaterialen heeft u nodig?

De samenstelling hangt af van de grootte van uw stand en uw budget, maar de kern is bijna altijd dezelfde: een grote achtergrondafbeelding, één of twee roll-ups, materiaal om uit te delen en iets om contactgegevens te verzamelen. Vraag voordat u iets ontwerpt het standhoudersreglement op bij de organisator: de afmetingen van de stand, de maximale bouwhoogte en de brandveiligheidseisen (in sommige hallen is brandvertragend materiaal met certificaat verplicht).

Op een kleine stand van 2×2 m volstaan vaak twee roll-ups in plaats van een beurswand. Bij een hoekstand of eilandstand loont het om een banner of een balie met opdruk toe te voegen, omdat bezoekers dan van meerdere kanten binnenlopen.

Planning: waar begint u 6 weken voor de beurs?

De meest gemaakte fout is alles tegelijk ontwerpen in de laatste week. Grootformaat- en offsetdruk hebben een aantal werkdagen nodig, en daar komen nog correctie, levering en een proefopbouw bij. Met de onderstaande planning houdt u ruimte over voor één correctieronde en eventueel een nadruk.

Hoe ontwerpt u een consistente stand?

Consistentie betekent dezelfde kleuren, hetzelfde lettertype, hetzelfde logo en één tone of voice op elk drager. Elk materiaal heeft echter een andere rol en een andere leesafstand, dus kopieer niet overal dezelfde opmaak. Een beurswand wordt gelezen vanaf enkele meters, een roll-up vanaf 1–3 m en een flyer in de hand.

Het eenvoudigst is om te beginnen met één basisontwerp, bijvoorbeeld de roll-up, en daar de andere formaten van af te leiden. Heeft u snel een paar richtingen nodig om uit te kiezen? Bij plakaty.shop (wielkareklama.eu studio) kunt u met pakketten van 3 of 6 ontwerpvoorstellen (€ 24 of € 35) varianten vergelijken en de gekozen stijl daarna doortrekken naar de flyer en het visitekaartje.

• Beurswand: logo, bedrijfsnaam en één korte slogan in het bovenste deel; niets belangrijks onder de hoogte van de balie, want meubels en mensen ontnemen het zicht.
• Roll-up: één aanbod of voordeel, een kop van 3–5 woorden, belangrijke inhoud op ooghoogte; de onderste ca. 10 cm kan in de cassette verdwijnen.
• Flyer: details, prijslijst of dienstenpakket, contactgegevens en QR-code.
• Visitekaartje: voor- en achternaam, functie, telefoon, e-mail; de achterkant kan het grafische motief van de stand herhalen.
• Kleuren: één hoofdkleur en één accentkleur; gebruik in alle bestanden dezelfde CMYK-waarden, zodat textiel, folie en papier er zo gelijk mogelijk uitzien.
• Tekst: op grote formaten zo min mogelijk woorden, op kleine formaten de volledige informatie – niet andersom.

Hoeveel flyers en visitekaartjes neemt u mee naar de beurs?

Er is geen universeel aantal, want het hangt af van de bezoekersaantallen, de branche en of u flyers aan iedereen uitdeelt of alleen na een gesprek. De berekening is eenvoudig: aantal dagen × verwacht aantal gesprekken per dag × 20–30% reserve. Wilt u ook flyers uitdelen aan voorbijgangers in het gangpad, dan moet de oplage duidelijk hoger liggen dan het aantal gesprekken.

Reken visitekaartjes per persoon op de stand, want iedereen geeft zijn eigen contactgegevens. Bestel liever iets te veel dan dat u op de tweede dag zonder zit – overgebleven flyers gebruikt u voor een mailing, op kantoor of op de volgende beurs, mits u er geen datum van een beursactie op heeft gezet.

• Een DL-flyer past in een binnenzak en in de tas met beursmateriaal – meestal handiger dan A4.
• A5 biedt meer ruimte voor productfoto's en een prijslijst.
• Een A4 gevouwen tot DL werkt goed bij een uitgebreid aanbod; laat bij een papiergewicht boven ca. 170 g/m² rillen, zodat het papier niet breekt op de vouw.
• Druk een beursactie (korting, code) af op een aparte voucher of sticker en houd de flyer zelf tijdloos.

QR-code voor contact: hoe groot en waar plaatsen?

Een QR-code verkort de weg van gesprek naar contact: de bezoeker scant hem en slaat meteen uw gegevens op of komt op een pagina met uw aanbod. Als vuistregel geldt dat de zijde van de code minstens 1/10 moet zijn van de afstand waarop iemand hem scant. Laat rondom de code een witte rand (de zogeheten stille zone of quiet zone) vrij van minimaal 4 modules breed, dat wil zeggen 4 van de kleinste vierkantjes van de code.

De code kan verwijzen naar een digitaal visitekaartje (vCard), een contactformulier of een speciaal voor de beurs gemaakte landingspagina. Met een dynamische code kunt u het doeladres ook na het drukken nog wijzigen, en UTM-parameters in de link laten zien hoeveel bezoeken via de beurs binnenkwamen. Test de code altijd op een proefdruk op het definitieve formaat, met meerdere telefoons.

Hoe maakt u de drukbestanden klaar?

Kleine formaten (flyers, visitekaartjes, vouchers) levert u aan als PDF op eindformaat met 3 mm afloop rondom en een veiligheidsmarge van ca. 3–5 mm vanaf de snijlijn, in CMYK, met fonts omgezet naar contouren of ingesloten. Foto's moeten op ware grootte (1:1) 300 DPI hebben, en kleine zwarte tekst 100% K zonder bijmenging van andere kleuren.

Grote formaten zoals een roll-up of beurswand ontvangen drukkers doorgaans als PDF op schaal 1:10: een roll-up van 85×200 cm wordt dan een bestand van 85×200 mm. Bitmaps in zo'n bestand moeten 1000–1500 DPI hebben, wat na vergroting neerkomt op 100–150 DPI op ware grootte – ruim voldoende voor een drager die van een afstand wordt bekeken. De afloop en marges bij beurswanden hangen af van het systeem (de zijpanelen lopen om het frame heen), dus werk altijd op het sjabloon van de drukker.

• Controleer of het logo een vectorbestand is – een opgeblazen kleine PNG wordt onscherp op een beurswand.
• Plaats geen belangrijke tekst op de naden tussen de panelen van de beurswand.
• Lees zelf alle teksten, telefoonnummers, e-mailadressen en websites na – een tikfout op een roll-up blijft jarenlang staan.

Transport en opbouw: waar moet u aan denken?

Vervoer de roll-up in de originele draagtas, de beurswand in een koffer of transportkist en textieldoeken opgevouwen volgens de instructies van de fabrikant. Verpak flyers in dozen van een paar honderd stuks – 1000 A5-flyers op 130 g/m² wegen ca. 4 kg, dus een paar oplagen is al flink wat gewicht.

Vraag bij de organisator na wat de opbouwtijden zijn, hoe de toegang voor bestelwagens geregeld is en of u materiaal vooraf naar de hal kunt laten sturen. Een proefopbouw op kantoor een week van tevoren laat zien of er niets ontbreekt en of de opdruk goed op het frame past.

• Noodpakket: dubbelzijdig tape, tie-wraps, schaar, verlengsnoer met meerdere stopcontacten, doekje, pennen.
• Folderhouders of bakjes voor flyers en visitekaartjes, zodat ze niet los op de balie liggen.
• Reservevoorraad flyers in de auto of onder de balie, niet alles op de eerste dag uitstallen.
• Bescherm drukwerk tegen knikken en vocht: een posterkoker voor posters, folie om de dozen.
• Afbouwplan: wie pakt de frames in en waar gaan de materialen na de beurs naartoe?