Een briefing voor een grafisch ontwerper schrijven: sjabloon om te kopiëren
Een briefing voor een grafisch ontwerper is één tot twee pagina's met antwoorden op een paar vragen: wat wordt er ontworpen, voor wie, met welk doel, in welk formaat en met welke tekst. Voor drukwerk geeft u het netto formaat op (bijvoorbeeld een A5-flyer van 148×210 mm), de afloop (meestal 3 mm), de veiligheidsmarge (3–5 mm), het papier (bijvoorbeeld mc-papier 130–170 g), een beeldresolutie van 300 DPI, CMYK-kleuren en het bestandsformaat (PDF). Daarnaast levert u de definitieve tekst, het logo als vectorbestand, de huiskleuren en de deadline aan. Hoe minder de ontwerper hoeft te raden, hoe minder correctierondes er nodig zijn.
Een ontwerp gaat zelden terug voor correcties omdat de ontwerper slecht werk levert. Meestal komt het terug omdat de ontwerper niet alle informatie had. In deze gids vindt u welke onderdelen een briefing voor een grafisch ontwerper moet bevatten, welke vragen u vooraf het best beantwoordt, een sjabloon om te kopiëren, een ingevuld voorbeeld van een briefing voor een A5-flyer en de meest voorkomende tekortkomingen waardoor bestanden door de drukker worden geweigerd.
Wat is een briefing voor een grafisch ontwerper en waarom bespaart die tijd?
Een briefing voor een grafisch ontwerper is een kort document waarin u beschrijft wat er gemaakt moet worden, voor wie en onder welke technische voorwaarden. Voor een flyer of visitekaartje volstaat één pagina, voor een campagne met meerdere dragers twee tot drie. Belangrijk is dat de briefing de vragen beantwoordt die de ontwerper u anders toch zou stellen.
Een goede briefing beperkt het aantal correctierondes, omdat de ontwerper vanaf het begin weet welke tekst erin moet, welke kleuren verplicht zijn en in welk formaat het bestand moet worden opgemaakt. Een briefing als „maak iets moois en moderns” eindigt in giswerk en een reeks versies waarvan geen enkele aan de verwachtingen voldoet.
Welke onderdelen hoort een briefing te bevatten?
Of u nu een flyer, een poster of een social-mediapost bestelt: een briefing bestaat altijd uit dezelfde blokken. De tabel laat zien wat u in elk blok invult.
| Onderdeel | Wat vult u in | Voorbeeld |
|---|---|---|
| Opdrachtgever | Bedrijfsnaam, branche, contactpersoon | Bloemenwinkel, Anna de Vries, telefoonnummer |
| Product en formaat | Soort drager, netto formaat, aantal pagina's, oplage | A5-flyer, dubbelzijdig, 2000 stuks |
| Doel | Wat de ontvanger moet doen nadat hij het ontwerp heeft gezien | Bellen en een boeket bestellen |
| Doelgroep | Wie het ziet, waar en hoeveel tijd daarvoor is | Bewoners van de wijk, flyer in de brievenbus |
| Tekst | Definitieve, gecontroleerde tekst, verdeeld in kop, beschrijving en contactgegevens | Kop, 3 punten uit het aanbod, adres |
| Materiaal | Logo (bij voorkeur SVG, PDF, EPS, AI), foto's, iconen | Logo in SVG, 4 productfoto's |
| Stijl en kleuren | Huiskleuren (CMYK, HEX, Pantone), voorbeelden die u mooi vindt en voorbeelden die u niet aanspreken | Groen van het merk, minimalistische stijl |
| Technische specificaties | Afloop, marge, resolutie, kleurruimte, bestandsformaat, papier | PDF, 3 mm afloop, 300 DPI, CMYK |
| Deadline en omvang | Opleverdatum, aantal voorstellen, correctierondes | Ontwerp binnen 3 werkdagen, 2 rondes |
| Goedkeuring | Wie het ontwerp uiteindelijk goedkeurt | Eigenaar van het bedrijf |
Welke vragen moet u beantwoorden voordat u de opdracht geeft?
Beantwoord voor uzelf een aantal vragen voordat u het sjabloon invult. Weet u op een van de vragen het antwoord niet, bepaal het dan nu en niet pas tijdens de correctierondes.
- Welke ene boodschap moet de ontvanger onthouden? Eén flyer is één hoofdgedachte, de rest is aanvulling.
- Wat moet de ontvanger doen? Bellen, de website bezoeken, een QR-code scannen, met de flyer langskomen voor korting.
- Waar en vanaf welke afstand wordt het ontwerp bekeken? Een flyer in de hand, een poster van 2–3 meter, een spandoek aan een hek vanaf de straat of vanuit de auto.
- Wie is de doelgroep? Leeftijd, behoeften, waar men naar zoekt of waar men tegen opziet.
- Waarin onderscheidt u zich van de concurrentie? Concreet: bezorging binnen 2 uur, gratis offerte, parkeren voor de deur.
- Welke elementen zijn verplicht? Logo, bedrijfsgegevens, actievoorwaarden, vermeldingen die de franchisegever of de wet voorschrijft.
- Wat wilt u beslist niet? De kleuren van de concurrent, een stijl die niet werkte, stockfoto's.
Technische specificaties voor drukwerk: wat vult u in zodat het bestand niet terugkomt van de drukker
Dit onderdeel slaan klanten het vaakst over, terwijl juist dit bepaalt of het bestand zonder correcties door de drukkerij komt. Geef het netto formaat op (na het snijden), de afloop, oftewel het extra stukje achtergrond buiten de snijlijn, en de veiligheidsmarge waarbinnen geen tekst of logo mag staan.
Bij kleine formaten is 3 mm afloop rondom de standaard, met een veiligheidsmarge van 3–5 mm, foto's van 300 DPI op ware grootte (1:1) en kleuren in CMYK. Bij grootformaat verschillen de eisen per drukkerij: roll-ups en spandoeken worden vaak op schaal 1:10 aangeleverd, de afloop is soms groter en bij een roll-up komt er een onderzone bij die in de cassette verdwijnt. Plak de specificaties van de drukkerij waar u laat drukken in de briefing.
Vermeld ook het papier en de afwerking, zelfs als de ontwerper het drukwerk niet bestelt. Mat en glanzend mc-papier geven kleuren verschillend weer, en matlaminaat of UV-lak beïnvloeden de keuze van de achtergrond en de dikte van fijne lijnen.
| Product | Netto formaat | Formaat met 3 mm afloop | Gangbaar materiaal |
|---|---|---|---|
| A6-flyer | 105×148 mm | 111×154 mm | mc-papier 130–170 g |
| A5-flyer | 148×210 mm | 154×216 mm | mc-papier 130–170 g |
| DL-flyer | 99×210 mm | 105×216 mm | mc-papier 130–170 g of karton 250 g |
| A3-poster | 297×420 mm | 303×426 mm | mc-papier 135–200 g |
| Visitekaartje | 85×55 mm (soms 90×50 mm) | 91×61 mm (bij 90×50 mm: 96×56 mm) | karton 300–350 g |
| Roll-up | 850×2000 mm | volgens drukkerij, bestand vaak op schaal 1:10 | folie of textiel volgens drukkerij |
Sjabloon voor een briefing voor een grafisch ontwerper om te kopiëren
Kopieer de onderstaande punten naar een document of e-mail en vul ze allemaal in. Is een punt voor u niet van toepassing, schrijf dan „n.v.t.” in plaats van het te verwijderen: zo weet de ontwerper dat het een bewuste keuze is en geen vergissing.
Het formulier op plakaty.shop (wielkareklama.eu studio) stelt vergelijkbare vragen: product, formaat, bedrijfsnaam, tekst, stijl, kleuren en optioneel een logo. Het principe is hetzelfde als bij het werken met een ontwerper: hoe nauwkeuriger u de opdracht omschrijft, hoe beter de voorstellen aansluiten.
- Bedrijf en contact: naam, branche, website, contactpersoon en wie goedkeurt.
- Product: soort drager, netto formaat, aantal pagina's, oplage.
- Doel van het ontwerp: wat de ontvanger moet doen nadat hij het heeft gezien.
- Doelgroep: wie het ontwerp ziet, waar en in welke situatie.
- Kernboodschap: één zin die moet blijven hangen.
- Tekst: kop, hoofdtekst, aanbod en prijzen, contactgegevens, adres, link voor de QR-code.
- Materiaal: logo (bestandsformaat), foto's (bron, resolutie), huisstijlhandboek.
- Stijl: 2–3 voorbeelden die u aanspreken en 1–2 die u niet aanspreken, met een korte toelichting.
- Kleuren en lettertypen: CMYK-, HEX- of Pantone-codes, huisletters.
- Druktechniek: digitaal of offset, papiersoort en gramsgewicht, afwerking.
- Eindbestand: drukklare PDF met afloop en marge, 300 DPI, CMYK; daarnaast PNG of JPG voor online gebruik.
- Deadline, budget, aantal voorstellen en correctierondes.
Voorbeeld: een ingevulde briefing voor een A5-flyer
Hieronder vindt u de briefing van een fictieve bloemenwinkel die flyers wil verspreiden in de omliggende wijken. U kunt deze als uitgangspunt gebruiken en de gegevens door die van uzelf vervangen.
Let erop dat de tekst definitief en gecontroleerd is en dat de stijl met voorbeelden wordt omschreven, niet met bijvoeglijke naamwoorden. De ontwerper hoeft niets anders te bedenken dan het ontwerp zelf.
- Bedrijf: Bloemenwinkel „Viooltje”, Veldstraat 5; contact en goedkeuring: Anna de Vries, tel. 06 00 00 00 00.
- Product: A5-flyer (148×210 mm), dubbelzijdig, oplage 2000 stuks, mat mc-papier 170 g.
- Doel: telefonische bestelling van een boeket met bezorging.
- Doelgroep: bewoners van de omliggende wijken, vooral 30–55 jaar; de flyer gaat in de brievenbus en ligt op de toonbank.
- Kernboodschap: „Uw boeket binnen 2 uur thuisbezorgd”.
- Voorkant: kop zoals hierboven, grote foto van een boeket, duidelijk telefoonnummer, logo rechtsboven.
- Achterkant: 3 voorbeeldboeketten met prijzen, openingstijden ma–za 8–18 uur, adres, QR-code naar de website, klein routekaartje.
- Materiaal: logo in SVG, 4 foto's van boeketten van 4000×3000 px uit een eigen fotoshoot.
- Stijl: licht, veel wit, natuurlijke kleuren, Scandinavische stijl; geen gouden versieringen en geen donkere achtergrond.
- Kleuren en lettertype: merkgroen HEX #3C8D3F (voor druk omzetten naar CMYK) en wit; schreefloos lettertype uit het huisstijlhandboek.
- Bestanden: drukklare PDF van 154×216 mm (3 mm afloop), marge 4 mm, foto's 300 DPI, CMYK; daarnaast een JPG van de voorkant voor Facebook.
- Deadline: eerste voorstel binnen 3 werkdagen, 2 correctierondes.
De meest voorkomende tekortkomingen in briefings en hoe u ze voorkomt
De meeste correcties komen niet voort uit fouten van de ontwerper, maar uit gaten in de briefing. Dit zijn de tekortkomingen die het vaakst terugkomen.
- Geen definitieve tekst: „de tekst stuur ik later” of tekstwijzigingen na het ontwerp betekenen dat de opmaak opnieuw moet. Schrijf en controleer de tekst voordat u de opdracht geeft.
- Te veel tekst: op een A6-flyer past niet de hele prijslijst. Kies de belangrijkste informatie, zet de rest op de website en voeg een QR-code toe.
- Logo uit een schermafbeelding: een klein bestand uit een e-mail wordt in druk wazig. Stuur een vectorbestand (SVG, PDF, EPS, AI) of een PNG in hoge resolutie.
- Foto's van internet: lage resolutie en geen gebruiksrechten. Voor een A5-druk heeft u ongeveer 1750×2480 px nodig, oftewel 300 DPI op het uiteindelijke formaat.
- Algemeenheden in plaats van voorbeelden: iedereen verstaat iets anders onder „modern”. Laat 2–3 voorbeelden zien die u aanspreken.
- Geen technische specificaties: een verkeerd formaat of ontbrekende afloop betekent een bestand dat de drukker weigert.
- Meerdere beslissers: tegenstrijdige opmerkingen rekken het project op. Verzamel de correcties en stuur ze in één bericht.
- Geen correctie: een tikfout in het telefoonnummer maakt de hele oplage waardeloos. Lees vóór het drukken zelf elke tekst, elk nummer en elk adres na.
Checklist
- Tekst definitief en nagelezen door een tweede persoon
- Telefoonnummer, adres, website en openingstijden kloppen met de werkelijkheid
- Netto formaat en afloop (meestal 3 mm) volgens de specificaties van de drukkerij
- Teksten en logo minimaal 3 mm van de snijlijn
- Foto's 300 DPI op ware grootte 1:1 (grootformaat volgens drukkerij)
- Kleuren in CMYK, huiskleuren volgens het huisstijlhandboek
- Logo als vectorbestand of PNG in hoge resolutie
- QR-code getest met een telefoon
- Drukklare PDF goedgekeurd door de beslisser
Veelgestelde vragen
Wat hoort er in een briefing voor een grafisch ontwerper?
Gegevens van het bedrijf en de contactpersoon, soort en formaat van het product, het doel, een omschrijving van de doelgroep, de definitieve tekst, logo en foto's, stijl en huiskleuren, technische specificaties en de deadline. Voor drukwerk vult u het netto formaat aan, de afloop (meestal 3 mm), de veiligheidsmarge, het papier en het bestandsformaat, meestal een PDF in CMYK.
Hoe lang moet een briefing voor een grafisch ontwerper zijn?
Voor een flyer, visitekaartje of poster volstaat één pagina, voor een campagne met meerdere dragers twee tot drie. Volledigheid telt, niet de lengte: korte, concrete antwoorden bij elk punt zijn beter dan een lange bedrijfsbeschrijving.
Moet ik technische specificaties opgeven als de ontwerper daar verstand van heeft?
Ja, want de ontwerper weet niet bij welke drukkerij u laat drukken of op welk papier. Vooral bij grootformaat verschillen de specificaties: de schaal van het bestand, de grootte van de afloop, de zones die in de cassette van een roll-up verdwijnen. Als u de eisen van de drukkerij in de briefing plakt, voorkomt u correcties.
In welk formaat stuur ik mijn logo naar de ontwerper?
Bij voorkeur als vectorbestand: SVG, PDF, EPS of AI, omdat zo'n bestand zonder kwaliteitsverlies kan worden vergroot. Heeft u alleen een bitmap, stuur dan een PNG in een zo hoog mogelijke resolutie, en geen schermafbeelding of een logo dat van sociale media is gedownload.
Hoeveel correctierondes zitten er in een grafisch ontwerp?
Dat hangt af van de afspraak met de ontwerper of de voorwaarden van het pakket, en daarom is het verstandig het aantal rondes in de briefing te vermelden. Met een volledige briefing volstaan meestal één of twee rondes; extra correcties worden vaak apart in rekening gebracht.
Is een briefing nodig bij een ontwerp dat met AI wordt gemaakt?
Ja, het principe is hetzelfde: hoe preciezer u tekst, stijl, kleuren en formaat omschrijft, hoe beter het resultaat. Ongeacht wie het ontwerp heeft gemaakt: lees vóór het drukken zelf alle teksten, telefoonnummers en adressen na.
